💡 RACI ou RASIC : quelle matrice pour vos processus ?

La matrice RACI et sa variante RASIC (ou RASCI) sont des outils essentiels de gestion de projet, permettant de clarifier les rôles et responsabilités au sein d’une équipe.

Mettre en œuvre le RASIC dans la description d’un processus permet d’apporter des réponses concrètes à vos collaborateurs tout en rendant vos processus agiles

RACI ou RASIC ?

Bien que similaires, ces deux méthodes présentent des différences subtiles mais importantes qui peuvent influencer leur efficacité selon le contexte du projet. Utilisé dans la description d’un processus, le RASIC se révèle beaucoup plus pertinent

Rappel : Définitions et différences principales

RACI

L’acronyme RACI signifie :

Responsible (Responsable) : La personne qui exécute la tâche.

Accountable (Redevable) : Celui qui a l’autorité finale sur la tâche.

Consulted (Consulté) : Les personnes dont l’avis est sollicité.

Informed (Informé) : Ceux qui doivent être tenus au courant.

RASIC

Le RASIC ajoute un élément supplémentaire :

Supportive (Support) : Ceux qui apportent une assistance à la réalisation de la tâche. Le S apporte une flexibilité accrue en offrant plus de souplesse dans l’attribution des tâches. Il permet d’adresser le cas très fréquent ou le Responsable n’est pas l’unique « petite main »

TIPS (Astuce) :

Dans le cadre de l’utilisation du RASIC pour préciser les rôles de chacun dans les différentes étapes d’un processus, je propose souvent de modifier légèrement les définitions du C et du I

Consulted (Consulté) : initialement : Les personnes dont l’avis est sollicité.

Cette définition se doit d’être préciser afin que cette consultation ait une valeur ajoutée. Le C devient donc : Conseil au sens de l’expertise apportée aux « RASI ». Cela peut identifier les membres d’un « Comité de Validation » apportant son expertise afin de maitriser les risques associés à un processus

Informed (Informé) : Ceux qui doivent être tenus au courant (recevoir un signal)

Je parle ici de flux d’information, c’est-à-dire, à des signaux qui doivent être adressés à des fonction bien identifiées. Bien souvent, c’est un Top de départ ou de fin, ce n’est pas un contenu.

Même les praticiens des cartographies du flux de valeur (Value Stream Mapping) ont souvent du mal pour faire la différence entre un flux (matière ou composant) et un flux d’information. Aussi il me semble indispensable d’avoir une bonne compréhension du rôle des C

L’utilisation d’un diagramme RASIC dans la description d’un processus apporte plusieurs avantages importants :

• Il clarifie les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le processus. Cela permet d’éviter toute ambiguïté ou confusion sur qui doit faire quoi.
• Il améliore la communication et la collaboration au sein de l’équipe en définissant clairement qui est responsable, et qui « travaille à la réalisation de tâche » sous la responsabilité du R.
• Il réduit la complexité organisationnelle en structurant les processus décisionnels et en attribuant des rôles spécifiques à chaque tâche.
• Il permet d’identifier et d’éliminer les chevauchements ou les lacunes dans les responsabilités, ce qui optimise l’efficacité du processus.
• Il facilite la gestion des ressources en assurant une répartition équilibrée des tâches et en évitant la surcharge de travail pour certains membres de l’équipe.
• Il améliore la gouvernance du projet en établissant une structure claire pour la prise de décision et la responsabilité.
• Il aide à maintenir la continuité du processus en cas de changement de personnel, car les rôles sont clairement définis et documentés.

Certains points sont cruciaux pour une mise en œuvre réussie :

• Compréhension commune : Assurez vous que tous les membres de l’équipe comprennent les définitions des rôles de la même manière.
• Flexibilité : La matrice doit être considérée comme un guide flexible plutôt qu’un cadre rigide.
• Mise à jour régulière : La répartition des rôles évolue afin d’accompagner la stratégie de l’entreprise, la montée en expertise et/ou l’évolution des carrières des collaborateurs, … , nécessitant des ajustements réguliers.
• Adaptation : Mettez en place un référentiel des fonctions au sein de l’entreprise, associé à des compétences Métier (processus).
• Communication : La matrice doit être clairement communiquée et accessible à tous les collaborateurs.

En résumé, l’utilisation d’un RASIC dans la description d’un processus apporte une clarté, une efficacité et une responsabilisation accrues, ce qui contribue à une meilleure exécution du processus et à une collaboration plus harmonieuse au sein de l’entreprise